Pézenas - Réservations de salles : formulaire et procédure simplifiés

Dans l’objectif de satisfaire l’intérêt général et pour plus d’efficacité du service rendu au public, le formulaire dédié aux demandes de prêt des salles communales et la procédure de réservation qui en découle font peau neuve cet automne 2022.

Formulaire de réservation de salles

Nouveau formulaire et procédure

Couleurs vives, rubriques clarifiées, nombre de champs réduits… le formulaire permettant aux associations, organismes et services municipaux de réserver les quatre salles dont le service accueil / état civil a la gestion (Foyer des campagnes, grande salle Bonnafous, petite salle Bonnafous, salle des mariages) a été repensé puis a fait l’objet d’une refonte, à la demande de la Municipalité, avec pour principal objectif de simplifier la procédure.

Dans cet esprit de simplification, la démarche a également été dématérialisée pour s’ancrer dans la dynamique de développement durable impulsée par la commune. Ainsi, il est dorénavant possible pour les personnes de réserver une salle via l’outil numérique, en téléchargeant le formulaire directement depuis le site internet de la ville, puis en le complétant informatiquement avant de le transmettre par la voie électronique à l’adresse salles.mairie@ville-pezenas.fr

Règlement inchangé

Le règlement inhérent aux réservations des salles communales n’a pas, pour sa part, été modifié.

Toute demande doit être déposée un mois au moins avant la date de l’évènement exclusivement par courriel à l’adresse salles.mairie@ville-pezenas.fr ou physiquement en Mairie au service accueil / état civil. Également, toute demande est optionnelle et ne vaut pas accord définitif et tout dossier incomplet ne sera pas traité.

Les services municipaux sont prioritaires dans l’attribution des salles communales. En cas de nécessité, la réservation d’une salle régulièrement occupée par les mêmes demandeurs peut être annulée. Le réservataire est informé au plus tôt.

La salle est mise à disposition en l’état et doit être restituée à l’identique, nettoyée et sans détérioration aucune. Elle doit être fermée à 01h00 du matin au plus tard.

La Municipalité ne peut en aucun cas être tenue responsable des vols ou dégradations pouvant intervenir sur les objets de valeur, matériels ou marchandises entreposés dans la salle. Seule la personne responsable de l’association, de l’organisme ou du service pour qui la salle a été attribuée est responsable.

Il est strictement interdit d’utiliser tout appareil permettant de cuisiner et / ou de réchauffer des aliments. En cas de non-respect de cette clause, aucune autre réservation ne pourra être accordée.

Le demandeur assume ses besoins logistiques et techniques.

Concernant le Covid-19, l’organisateur d’un événement est le seul responsable du respect des mesures et consignes sanitaires en vigueur et doit tout mettre en œuvre pour les appliquer (décret n°2020-860 du 10 juillet 2020 modifié).

Avis et décision réservés à l’administration

Une copie du formulaire, signée et délivrée par l’agent communal lors du dépôt, vaut accusé de réception de la demande de réservation de salle communale mais ne vaut pas accord définitif.

En effet, après acceptation du règlement susmentionné, un premier avis est émis au sujet de la réservation de la salle demandée.

L’accord (ou le refus) est décidé ultérieurement, après instruction et validation par la collectivité.

Pour rappel, les services municipaux restent toujours prioritaires dans l’attribution des salles communales.

Photo d'illustration