Pézenas - Le service de l'accueil-état civil a été rénové

Impulsé par l’équipe municipale, le réaménagement de cette « vitrine » de la commune répond à un double objectif clairement affiché : mieux accueillir le public, d’une part, et améliorer les conditions de travail des agents, d’autre part.

La charge de travail de ce service est en effet conséquente : en 2022 et 2023, 10 000 personnes par an au total ont franchi la porte des locaux pour les seules demandes inhérentes aux cartes nationales d’identité et aux passeports. En termes d’accueil téléphonique, ce sont plus de 300 appels par jours qui parviennent jusqu’aux combinés, soit un toutes les minutes environ.

Accroître la qualité d’accueil des usagers et améliorer l’environnement professionnel des agents

Après avoir aménagé de nouveaux locaux pour le Centre Communal d’Action Sociale et rénové le hall d’accueil du premier étage de l’Hôtel de Ville, la municipalité a donc souhaité engager, dès la fin d’année 2023, la réfection des bureaux alloués au service de l’accueil-état civil sur près de 100 m2. Cela dans un but de mieux accueillir les usagers de ces services publics et d’améliorer les conditions de travail des agents municipaux.

Après une mise en peinture des murs, réalisée en interne par les équipes du centre technique municipal, du nouveau mobilier a été installé. Un réaménagement cohérent et structuré de l’espace a permis d’implanter une nouvelle banque d’accueil face à l’entrée, de créer une salle d’attente, de libérer et d’aérer les pôles de travail, et enfin, de gagner en intimité pour le public.

Cette modernisation des locaux a été finalisée au mois de février 2024.

Une équipe de femmes et d’hommes de proximité, à votre service pour vos démarches administratives

Le service de l’accueil-état civil de Pézenas est actuellement composé de cinq personnes, dont une responsable et quatre agents opérationnels. Ensemble, ils accueillent les citoyens du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h30.

Cette équipe de travail assure six grandes missions. Trois principales que sont l’accueil du public (physique et téléphonique), l’état civil et le recueil des demandes afférentes aux cartes nationales d’identité et passeports, sur deux postes respectifs. Également, trois missions subsidiaires, et pas des moindres, telles que la gestion des listes électorales, les affaires générales (recensements citoyens, légalisations de signatures, certificats de vie, copies certifiées conformes…) et enfin la gestion des réservations de sept salles communales.

Quelques conseils

• Afin d’améliorer l’efficacité du service et de minimiser les temps d’attente pour les usagers, quelques petits conseils pratiques peuvent être délivrés :
• Un serveur vocal interactif a été mis en place afin d’aiguiller par téléphone le choix des citoyens en fonction de leurs demandes. Il est important d’écouter le message complet enregistré et de saisir le bon numéro, le service de l’accueil-état civil ne pouvant pas résoudre des problèmes inhérents à d’autres domaines que ceux qui lui incombent.
• Aucun renseignement sensible ne peut être délivré par téléphone. Toute demande à l’administration doit être obligatoirement formulée par voie écrite, par courrier adressé à la Mairie de préférence, le cas échéant par la voie dématérialisée.
• Également, il est important de rappeler que la loi interdit de délivrer tout acte de l’état civil par courriel. Le public a trois solutions pour obtenir ce type de document : se rendre sur place et compléter un formulaire muni d’une pièce d’identité, en faire la demande expresse par courrier postal adressé au service ou via le site internet de la ville, rubrique vos démarches, puis délivrance d’actes.
• Concernant enfin les demandes relatives aux cartes nationales d’identité / passeports, toute personne ayant rendez-vous doit être munie de façon générale : d’un dossier (Cerfa papier ou pré-demande effectuée en ligne sur ants.gouv.fr), de photographies, d’un justificatif de domicile à son nom imprimé sur papier (voire au nom du partenaire si marié.e) et, le cas échéant, des anciens titres d’identité en original, même expirés.

Les photos doivent obligatoirement être récentes (moins de six mois), réalisées de préférence chez un photographe professionnel et absolument non découpées.

Des timbres fiscaux sont requis pour établir un passeport ou en cas de perte de CNI.

Lors du retrait des nouveaux titres, pour laquelle une prise de rendez-vous est impérative pour le bien de tous, les anciens titres en possession, le cas échéant, doivent obligatoirement être restitués.

Des pièces justificatives complémentaires seront éventuellement exigées en fonction de la situation personnelle de chacun.

L’idéal reste de se renseigner auprès du service, au préalable de tout rendez-vous. A noter qu’aucun critère de domiciliation n’est appliqué pour effectuer ces démarches, l’usager pouvant se rendre où bon lui semble. En effet, le département de l’Hérault compte à ce jour 50 mairies équipées du matériel nécessaire pour recueillir les demandes relatives aux titres d’identité.

Enfin, les horaires des rendez-vous fixés au sein du service accueil-état civil sont respectés. Il est donc conseillé de ne pas arriver trop en avance afin d’éviter de surcharger la salle d’attente. En contrepartie, une arrivée trop tardive contraindra les agents du service à ne pas vous revoir.